Acuerdo de encargo del tratamiento de datos

Anexo de los Términos y condiciones. Artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.

Entre el Centro (el «Responsable») y por completar (el «Encargado»), aceptado electrónicamente junto con los Términos.

1. Objeto. El Encargado trata los datos personales que el Responsable carga en la plataforma (sus clientes, contactos, empleados y demás titulares) solo para prestarle el servicio de software contratado.
2. Instrucciones. El Encargado trata los datos según las instrucciones del Responsable, que se entienden dadas por la configuración y el uso que el Responsable hace de la plataforma. No los usa para fines propios, no los vende y no los cede a terceros, salvo a los subencargados del numeral 6 o por orden de autoridad competente.
3. Obligaciones del Responsable. Tener su propia política de tratamiento publicada; obtener y conservar la autorización previa, expresa e informada de sus titulares (la plataforma ofrece la casilla de autorización y sella su fecha, pero la obligación es del Responsable); informar a sus titulares que usa a un encargado tecnológico; atender sus consultas y reclamos; cargar solo datos pertinentes.
4. Obligaciones del Encargado. Mantener la seguridad de la información (numeral 2.8 de la Política de datos); garantizar la confidencialidad del personal con acceso; separar la información de cada centro; apoyar al Responsable en la atención de consultas y reclamos de sus titulares, con las herramientas de la plataforma (consulta, corrección, exportación y borrado); conservar registro de auditoría de los cambios.
5. Incidentes. El Encargado avisará al Responsable, sin demora injustificada y a más tardar dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a conocerlo, de cualquier incidente de seguridad que afecte sus datos, con la información disponible, y colaborará en la notificación a la SIC y a los titulares cuando corresponda.
6. Subencargados. El Responsable autoriza al Encargado a apoyarse en los proveedores de la tabla 2.7 de la Política de datos (alojamiento, correo, inteligencia artificial, mensajería). El Encargado exigirá de ellos medidas de seguridad equivalentes y avisará cuando agregue o cambie uno relevante; el Responsable podrá oponerse terminando el servicio.
7. Transmisión internacional. El Responsable autoriza la transmisión internacional a los países de esos proveedores, y declara que informará de ello a sus titulares en su propia política.
8. Inteligencia artificial. Cuando el Responsable usa Max u otra función de IA, los datos necesarios para la tarea se envían al proveedor de IA solo para responderla, en los términos de la Política de uso de IA (Política de inteligencia artificial).
9. Fin del encargo. Al terminar el servicio, el Encargado entregará una copia de los datos si se le pide dentro de por completar días y luego los suprimirá, salvo deber legal de conservarlos.
10. Auditoría. El Responsable puede pedir, con aviso razonable y a su costo, información sobre las medidas de seguridad aplicadas.